今回は、就活の中でやりとりすることもある、「メール」のマナーについてお伝えしていきたいと思います。
学生生活の中では、あまり使わないメール。
今は、「LINE」でのやりとりが普通となっています。
ですが、そんな普段「メール」を使わないあなたでも、就活では使用する必要のある機会がたくさんあると思います。
そこで、就活でメールのやりとりをする際のマナーや注意事項について、実際に文章を作りながらお伝えします。
1.どうしてメールのマナーを知る必要があるの？
先ほどお伝えした通り、就活では企業とのメールのやりとりが発生します。
ですが、そのやりとりの大半は電話で代替可能です。
だからこそ「なんでメールのマナーなんて覚えないといけないんだ。」
と思う方もいるかもしれません。
実際、私が就活していた時もメールのやりとりよりも電話のやりとりの方が多かったです。
ではなぜ、メールのマナーを知る必要があるのでしょうか。
メールのマナーをどれくらい知っているかで、その就活生が学生時代にどのくらい社会人と関わってきたかわかる
一番の理由はこれだと思います。
正直、社会人になった今でも大学生から就活に関する相談など受けることがありますが、
内定を簡単にとってしまう、もしくは志望企業の内定をもらう学生は、「大人びている」印象の学生が多いです。
なぜ、「大人びている」ように見えるかというと、もちろん見た目や話し方等、実際に会って話してから感じる部分もあります。
しかし、それ以上に、会う前の連絡の取り方を見ると、その就活生の学生時代の経験値(社会人と関わった経験)がある程度わかります。
(※さすがに手に取るようにはわかりません。感覚的にわかるくらいです。)
そして、高い期待値を持った状態でその就活生に会うと、必然的にその就活生に対しての評価・印象が良いものとなります。
みなさんも、サークルや部活、アルバイトなどで後輩と連絡を取る際に
- 「失礼なやつだな」
- 「お、年下なのに気配りができててしっかり者だな」
- 「いつもはふざけてるのにメール(LINE)の時は誠実だな」
など様々な印象を持つと思います。
重ねて言いますが、メールでの連絡の際に印象が悪いと、実際に会う時の印象も「マナーが悪いやつ」というイメージになってしまうのです。
企業の採用担当者は、1日に何通も就活生とメールのやりとりをしています。
私も、企業内で就活生とメールのやりとりをしたことがありますが、
一つ言えるのは、
「メールのマナーがきちんとしている就活生は少ない。」ということです。
それゆえに、きちんとしたメールマナーの就活生からメールがくると非常に目につきます。
実際に会う前からその就活生の能力を高く感じていることが多いです。
それ程に、メールのマナーひとつで面接前に差が生まれているのです。
それでは、実際にメールのマナーについて学んでいきましょう。
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2.就活でのメールマナー基本の5点
それでは、就活でのメールマナーについて、
あいうえお大学 〇〇学部 〇〇学科の田中 太郎君が、
昨日、志望企業のABC株式会社 山田さんにOB訪問させてもらった。
今日、山田さんにOB訪問のお礼のメールを送りたい。
というシチュエーションでメールマナー5点を意識しながら一緒に作成していきましょう。
ちなみに、お礼のメールを送る先は、山田さんからもらった名刺に乗っているメールアドレスです。
※会社のHPの問い合わせページから送るのはできるだけ避けましょう。
もし問い合わせページから送る場合は本文内に、「山田様にお礼を伝えたかったのですが、メールアドレスがわからずこちらから失礼致します。」
などの言葉を追加すると、とても印象が良いです。
1.標題(件名)は簡潔にわかりやすく
簡潔にわかりやすく表題を書くうえでの具体的なポイントですが、
- 結論だけ伝えるシンプルな標題に
- 内容/○○大学 △△がbest
この2点が重要です。
具体的な文章としては、以下などがあげられます。
- 昨日はありがとうございました。/あいうえお大学 田中
- OB訪問のお礼/あいうえお大学 田中
今回、実際に文章を作成するにあたっては、「昨日はありがとうございました。」で進めていきます。
(件名)
昨日はありがとうございました。/あいうえお大学 田中
2.誰宛！？宛先をきちんと書く
続いて、宛先についてです。こちらは以下の2点が重要です。
- 本文1行目には、○○株式会社 △△様と記載
- その後1行空けて、「お世話になっております」や「こんにちは」と挨拶文を入れる(今回は、定番である「お世話になっております」にします)
ABC株式会社
山田様お世話になっております。
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3.自分の所属、名前を名乗る
- 「お世話になっております」の後には、自分の所属と名前を入れる
- 「○○大学の△△と申します。」や、「○○大学の△△です。」など
- 名前の後の「申します」と「です」は、企業の担当者さんとの関係性次第(初めてのメールや、会ったことのない担当者さんの時は「申します」何度かメールしていたり、何度か会ったりした担当者さんには「です」や「ございます」が適切です。)
ABC株式会社
山田様お世話になっております。
あいうえお大学の田中と申します。
4.本文も端的に。メールでは「！」などは使わない
- 本文には、余計なことは書かず要件についてだけ記載する
- 「！」や「？」、顔文字などは使わない(採用担当者が使ってくれている場合はOK)
- 以前にやりとりや、直接話などしている場合は本文最初は「ありがとうございました」と記載
ABC株式会社
山田様お世話になっております。
あいうえお大学の田中と申します。先日はありがとうございました。
山田様のお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。今後とも、なにかとご相談させていただければと思っております。
引き続きよろしくお願いいたします。
5.本文終わりには署名をつける
- メールの本文の内容を書き終えたら、最後に署名(自分の情報)を載せる
- 署名は1度作成すると、自動で挿入されるようにできる
いよいよ本文完成です。
ABC株式会社
山田様お世話になっております。
あいうえお大学の田中と申します。先日はありがとうございました。
山田様のお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。今後とも、なにかとご相談させていただければと思っております。
引き続きよろしくお願いいたします。あいうえお大学 〇〇学部 〇〇学科
田中 太郎
電話：090-123-4567
メール：abcdefghi@gmail.com
※署名は、メールソフトの設定で自動で挿入されるようにできます。
以下ページから、使っているメールソフトの情報を見て、今すぐ署名設定をしましょう。
まとめ:就活でのメールマナーの基本はこれだけ
ここまで、就活でのメールマナーについてお伝えしてきました。
重ねてになりますが、就活でのメールマナーの基本は以下5点だけです。
この5つさえ守れば企業の担当者さんから「お、この就活生良さそうだぞ」という印象を持ってもらえる可能性は高いと思います。
最後に、できあがった文章を一緒に確認しましょう。
(件名)
昨日はありがとうございました。/あいうえお大学 田中
(本文)
ABC株式会社
山田様お世話になっております。
あいうえお大学の田中と申します。先日はありがとうございました。
山田様のお話を伺い、貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。今後とも、なにかとご相談させていただければと思っております。
引き続きよろしくお願いいたします。あいうえお大学 〇〇学部 〇〇学科
田中 太郎
電話：090-123-4567
メール：abcdefghi@gmail.com
これであなたも、就活メールマナーの達人です。
よく目を通して、就活に活かしていただければと思います。それでは。