この記事を読んでいるあなたは、
- 内定辞退の連絡以外に、手紙を出す必要があるのか知りたい。
- 電話やメールで内定を辞退しても良いか知りたい。
- 内定辞退の手紙の書き方が知りたい。
- 内定辞退の手紙の例文や、手紙の送り方が知りたい。
上記のように考えているかもしれません。
この記事では、そんなあなたに内定を辞退するときの手紙の書き方や出し方といった、マナーについてお伝えしていきます。
内定辞退の手紙は必要？
内定辞退の手紙は必要か？といえば、必ずではないというのが答えです。
内定辞退の連絡は、まず「電話」で行うのがマナーです。
先に電話で連絡を行い、その上で手紙を出す流れになります。
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内定辞退を伝える連絡手段
内定辞退の連絡で大切なのは、できるだけ早く相手企業に伝えることです。
就活エージェントを利用している場合は、相手企業に就活エージェントを通して辞退する旨を伝えます。
電話
内定辞退の連絡で、まず最初に行うのが電話です。
この手段が最も早く、相手企業に伝えることができます。
電話はかけづらいという人が中にはいますが、相手企業も貴重な時間と労力を使って内定を出しています。
内定辞退をする場合は、迷惑をかけないためにも、できるだけ早く連絡を行うのがマナーです。
また、相手企業に内定辞退の意思を確実に伝える。という意味でも電話で行うのがベストとされています。
手紙
内定辞退の手紙は、相手企業に対して誠意を伝える場合に適した連絡手段です。
内定連絡を受けて一度は承諾したものの、悩んだ末にやはり内定辞退を行ことに決めた。といったような、相手企業大きな迷惑がかかってしまう場合などは、内定辞退の電話連絡だけでなく、手紙を別に出すことでお詫びの気持ちを相手企業に伝えます。
この手紙を出すか出さないかは、内定辞退の状況や、あなた自身の気持ちで決めると良いでしょう。
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メール
メールについては電話の次に行う連絡手段です。
内定辞退の連絡はまず電話で行いますが、相手企業の担当者が不在などで連絡が取れなかった場合には先にメールで連絡を行いましょう。
その後、改めて電話で内定辞退の連絡を行います。
誠意を確実に伝えることが大切
どの連絡手段においても大切なのは、誠意を確実に伝えることです。
状況によって内定辞退を決断することも大切なことですが、人生どこでまた辞退した企業と縁があるか分かりません。
内定辞退の連絡をする際は、しっかりと誠意を伝えることを意識しましょう。
内定辞退の手紙の書き方
内定辞退の手紙は、パソコンではなく手書きで丁寧に書きましょう。
内定辞退の伝え方
内定辞退を手紙で伝え方として書くべきことは「内定辞退の意志表示」「内定辞退の理由」「お詫び」「お礼」の４つです。
上記の４つを「本文」として、この前後に「前文：拝啓と時候の挨拶」「文末：結びの挨拶と敬具）」最後に「日付・名前」を書きます。
※「宛名」に関しては、横書きの場合は、最初に書き、縦書きの場合は最後に書きます。
内定辞退の例文
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇様
拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
お電話でお伝えしましたとおり、誠に勝手ながらこの度の内定を辞退させて頂きたいと存じます。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
また、この度の選考をご担当いただいた◯◯様には大変お世話になりましたことを心より感謝いたします。
末筆ではございますが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。 敬具
令和〇年〇月〇日
〇〇〇〇
内定辞退の手紙の送り方
手紙を送る場合は、手紙の折り方・便箋と封筒選びに気を付けた上で、住所と宛名に書き間違えがないことを確認してから送付しましょう。
封筒の宛名は、企業宛ではなく、担当者宛にします。
手紙の折り方
内定辞退の手紙（便箋）は基本、三つ折りです。
文面を内側にして、上・中・下の三等分にした後、先に下側を中に織り込んでから上側を中に織り込みます。
便箋と封筒の選び方
便箋と封筒はどちらも白地のものを選びます。
また、封筒は中身が透けない2重封筒を選び、定形郵便のサイズにしましょう。
内定辞退の手紙は、失礼なく確実に
丁寧な文章というのは、読み手に伝わります。
内定辞退の手紙を書く際は、誤字脱字といった書き間違いに気を付け、今回解説した内容を参考にしてみてください。